智加科技与您分享无纸化会议的优缺点

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描述:近些年来无纸化技术的飞速发展,使得企业对于成语中的“白纸黑字”,有了新的阐释方式,并且无纸化的会议形式拥有着传统会议所不具备的快捷、高效,企业采用无纸化技术,不仅提高了企业员工的工作执行力,而且加强了办公人员之间的沟通,下面由智加科技与您分享无纸化会议的优缺点。

近些年来无纸化技术的飞速发展,使得企业对于成语中的“白纸黑字”,有了新的阐释方式,并且无纸化的会议形式拥有着传统会议所不具备的快捷、高效,企业采用无纸化技术,不仅提高了企业员工的工作执行力,而且加强了办公人员之间的沟通,下面由智加科技与您分享无纸化会议的优缺点。

无纸化会议优点:

一、更好地体现了低碳环保节能,减少纸张浪费,节约用纸。

无纸化会议不光让大家“省力”,极大程度提高工作效率之外,“低碳环保节能”也是各企业采用网络互联办公系统的一个重要原因。利用网络通信技术进行无纸化会议,在不知不觉中办公室纸质文件大量减少。从本位方面说节约了纸张也就是节约了钱,从国家大局说,每年少砍伐大量的树木,可以更加有效提高森林保护率。除此以外,还大大减少其他如印刷、笔墨、订书钉、曲形针、大头针等办公费用。

二、有效地提高了工作效率

提高办公效率、共享资源、办公协同是很多企业实行无纸化会议的最首要的目的。通过使用无纸化会议,公司的会议简讯、工作总结、质检报告、通知通告等,都可以通过OA系统向特定对象予以发布,减少了大量文件印发、转送、通知等方面的时间、人力和物力,此外,运用通讯设备进行操作后,文件的存档、查找等更加方便,快捷,从而很大程度上提高了工作效率。

无纸化会议

由此,很多人对无纸化会议提出相当乐观的预估。认为不用几年,纸张将被彻底“扫下办公桌”,代之以经济高效的数字化网络办公新模式;很多人进行了大胆的测算,宣称这场史无前例的办公革命每年将从电锯下拯救出大量用于造纸的树木,从而为全球植被保护做出巨大的贡献……

可是事到如今,“无纸化会议”这个互联网时代的初生儿却未像人们所期望的那样茁壮成长,电子文件仍然难以战胜纸张这个神秘而古老的媒介。纸张是千百年来人类社会所公认、所证明的保存信息和知识效果最好、保存时间最长的媒介。倘若纸张真正被电子媒介,如硬盘、软盘、光盘,还有VCD、DVD等全盘取代时,人们的疑虑也正是由此而生,电子媒介的隐患也被成倍放大。

任何事物有其利必有其弊,无纸化会议难以避免的也存在以下缺点与不足:

1、迄今为止,所有的电子媒介都难以避免地会受物理和化学因素的影响产生质变,都存在某一天文件无法被打开的风险。

2、电子文稿无法完全取代纸质文件,许多上传下达的请示、批复、通知等公文都仍然需要以纸质形式打印出来,盖上公章、领导签字然后才能生效。用以证明其文的真实性,有效性。而电子文档极有可能变为一些别有用心者的造假梦提供美妙的温床。因此,无纸化会议不论是存储介质的材料、通讯设备的日益更新、以及电子文档的保密性都时时提吊着人们的十分敏感的神经。

3、从通讯设备储存技术应用和形式极度快速更新的情况看,任何现有的保险系数非常大的新的存储介质,都有可能被迅速地淘汰,往往无法被新的格式所支持,从而难以读出现有的文档。谁能想象几十年、几百年、几千年后又会发生怎样的变化。

4、电子文档的安全性,更是倍受关注。一个人辛勤付出劳动成果,而别人只要用一个U盘,加一个命令就可以轻而易举斩获。在无纸化运作的过程,别有用心者只要一个电子邮件或者一个小小的U盘就可以将一个酒店的商业或者人事机密,泄漏出去;甚至有的酒店出现个别管理人员离职时将办公电脑中文档全部删除而导致客户资料、管理资料流失的情况。

总体而言,无纸化会议的采用是有利有弊的,企业在选择无纸化技术前需要慎重考虑,但企业加快无纸化建设是顺应潮流与社会发展的需要,所以无纸化的推广是势在必行的,以上是对于无纸化会议优缺点的分享,感谢您的阅览。

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