无纸化解决方案:后疫情时期,传统会议变革与重塑之道
2021-01-11 14:11:05

近期,疫情发生得越来越频繁,截止1月7日,全国累计确诊数1323

其中,河北3天突增43例本地无症状感染者!

北京也出现了39例确诊,甚至还出现了跨省传播,深圳、宁波都相继出现相关新冠病例。


2021年,与疫情的战斗还远未结束。广大医务人员、科研人员向险而行,用生命守护生命,用大爱筑牢阻击疫情的坚固防线。

在此严峻复杂的疫情形势下,为推进疫情防控,宁波市人民政府办公厅内部发布关于进一步加强大型会议管理的通知,严格管理大型会议活动,坚决防止发生集聚性疫情。


通知反映出当前传统会议正迎来变革与重塑之机,“高效”和“安全”才是目前会议急需解决的两大难题。

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传统会议常见痛点

会议签到易造成人员拥堵

传统的会议签到,由于在纸质签到表上签字,容易引起人员拥挤、混乱、无序等状况,不利于疫情防控。大型会议更甚,浪费人力又影响参会人员的体验。加之无法显示签到时间,又存在后续补签、帮忙代签、不便于整理汇总等弊端。

会议组织费时费力

由于会议组织需要多方配合,各个环节较为繁琐,对于每个参会人员需要确保通知到位,既费时又费力,也很难达到预期效果。

会议资料较多,需安排专人分发

传统会议需要打印大量的纸质资料,同时需安排专人进行资料分发,既浪费人手,也增加了人与人之间的接触。且会议资料需在会后进行销毁,既浪费纸张,也不环保。


02

无纸化解决方案,多管齐下补短板

智加围绕目前传统会议存在的问题,推出了无纸化解决方案,实现“会前”、“会中”、“会后”全流程管理,从根本上解决传统会议存在的痛点。

会议签到自动统计,到会人员一目了然

不同于传统会议的人工签到,智加无纸化解决方案只需轻轻一点,就能完成签到。参与者无需排队,快速签到,组织者无需人工统计,系统将自动统计,便捷省力。签到也可随时关闭,轻松管理。


会议管理智能化,一键创建会议

无纸化解决方案减少了会议组织者前期繁琐的准备工作,无论是创建会议、会议通知、会议组织、会议存档都可通过会议管理系统完成,大幅提高了会议组织效率,降低了会议人力成本,实现了会议智能化、简单化管理。

会议资料轻松分发,免打印免销毁

通过会议资料云端存储、一键分发,省去了会议组织者资料打印的麻烦,同时避免了会议资料临时修改引发的重复打印、浪费纸张的情况。更是可以“一键销毁”会议资料,确保会议安全。免打印、免销毁、省时省力,切实减轻了会议组织的工作。


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典型场景应用

移动化、智能化、高效化已成为会议未来发展的必然趋势。无纸化解决方案通过创新的“无纸化”生态设计,实现会议全生命周期管理,打破传统会议费时费力的僵局,既提高了办公效率,又彰显了绿色环保的理念,十分契合智慧会议的发展潮流。

以下举2个例子,来看看最常用到的场景:

/场景1:政务会议

近年来,政府一直倡导打造低碳、节约、环保型机关,传统的会议模式对纸的浪费非常大,跟节约型政府的理念不符。

无纸化会议解决方案:用电子会议资料代替纸质会议资料,支持电子文档、视频上传到服务器,实现会议全程无纸化,不用一张纸一支笔,节省了纸张、油墨、打印和投影设备成本。


// 场景2:企业会议

企业要举行一场会议,但传统的会议模式存在几个问题:会议组织筹备工作量大;会前排队签到体验差;坐在后排看不清大屏幕投影上的内容;会议材料太多,来不及翻看。

无纸化会议解决方案:编辑会议时间、地点、议程、内容、与会人员,一键发起会议,推送给会议参与者;会前凭密码进入会议,电子签到无需排队;人手一台会议平板,会议大屏幕的内容自动同步到平板,全场参会者同步观看。


突如其来的疫情将大家带入工作模式2.0时代,“高效”和“安全”是尤为重要的两大关键词。在此疫情频发的当下,智加始终致力于为客户提供更安全、更可靠、更可信、更可控的智能会议服务,我们虽然不能像医生护士一样战斗在防疫第一线,但我们会用自己独特的方式为这场疫情防控阻击战添一份力、送一份暖、发一分光!


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