无纸化会议系统:无纸化会议的效益评价

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描述:无纸化会议系统在企业中的广泛使用不仅是因为无纸化会议系统的方便、快捷和环保的方面的优势,更加是因为无纸化会议为企业节约了大量的成本,无论是在经济还是在人力资源上,下面为您评价无纸化会议所带来的效益。

无纸化会议系统在企业中的广泛使用不仅是因为无纸化会议系统的方便、快捷和环保的方面的优势,更加是因为无纸化会议为企业节约了大量的成本,无论是在经济还是在人力资源上,下面为您评价无纸化会议所带来的效益。

经济方面:

无纸化办公会议完全消除了纸张使用,简单来说就是不用纸张,用互联网技术进行办公会议。主要传媒工具硬件载体是计算机及自主研发出的无纸化会议系统软件。例如:网络传真、传真服务器等现代化办公工具,可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事物处理。这种新型办公模式使得纸质文件大量减少,印刷、用纸等办公费用也相应缩减,避免纸张的浪费同时又保护环境。

纸张会议:

1、会议准备费时费力且不环保,每次会议需要打印大量的纸质文件,容易出现误操作重复打印的情况,造成大量的纸质资源的浪费、增加成本、污染环境。

2、会议各种展示工具繁琐麻烦、笔记本、白板、纸笔、激光笔等,每次开会都要携带各类文件,会议前都需要大量的时间整理出来打印好,装订成册,极大的浪费人力物力资源,大大降低开会效率,会后资料往往乱丢乱弃,重要文件资料不易保密,很容易携带出去,长期以往公司的经济效益及保密性也会严重受到影响。

无纸化会议:

1、降低了会前费时费力的准备会议文件,能够帮助会议组织者极大的降低了工作压力,使工作更加有效率给公司带来效益。

2、将所有纸质文件搬进系统内,可在计算机上任意修改,把最终修改好的会议材料上传至无纸化会议服务器内,由服务器自动下发至各终端屏幕,参会人员在各自终端屏幕上阅览会议材料,可以实时同步阅读也可独立阅读,对文件资料的重点内容可以圏划、标注、并保存至个人文件夹中,节省了大量纸张印刷品及打印机油墨费用、减少会议中的各类繁琐物品的浪费,符合政府节能、环保、低碳的理念政策。促进人类与自然互助、文明共环境和谐、让地球生机勃勃、让家园绿意融融。

效率方面:

无纸化会议系统

当传统会议形式不能满足当代会议需求时,无纸化会议系统应运而生。锐进专为政府党政机关、学校、企事业单位、大型企业等量身定制的一套完整的交互式无纸化会议系统体系、提供强大的会议应用功能、不遗失以往开会模式、特点、参会人员习性等基础上增加更具人性化、简易化等功能,使会议形式多样化、效率化。(包括:与会人员信息录入、座位安排、会前文件上传、权限设置、智能分发、同步阅览文档、会议签到、投票表决、文件交互、手写批注、会议交流、会议服务、会议录播、电子白板、会议纪要等)强大完善的会议体系完美解决了会议人数众多、会议资料复杂、会议决策效率低效等问题。纸张会议:

1、灵活性差,临时会议或紧急会议时,或者出现人员变动时,往往准备不足,手忙脚乱,甚至手写裁剪席贴、座位牌等。

2、浪费人力资源,一场会议至少需要2-3人服务人员,提前半天进行会前准备事宜,会议前资料缺失,与会者位置安排不妥等失误常有发生。

3、会议保密性差,传统会议保密资料打印后难以及时销毁,会议保密性难以保障,会议文件泄露等。

4、会议决策效率低,开会总是讨论却难以得出结果,表决时举手,数数数,记录,匿名投票时还要数纸条,这些都不是一场严肃会议该有的。

5、会中签到、表决、讨论、视频、数据服务等系统相互独立,规模庞大,集成性差,与会人员交互时需要操作多套设备(音频、视频、文件操作等),增加系统使用难度。

6、与会人员桌面布局复杂,物品繁多杂乱无章,会议结束后会议遗物垃圾纸张,笔等一片狼藉,影响会议室环境。

7、会前需准备大量的资料,人手一份,不管人力物力消耗巨大、遗漏、丢失等概率增高,会中跟随主讲者翻阅文件时,阅览文件无法统一,与会人数越多,这场会议就显的杂乱无章。

8、会中临时人员进入,需要跟随主讲者查阅文件时会手忙脚乱,导致主讲者在讲课,而临时人员找文件,翻文档手忙脚乱,不尊重主讲者。

9、数据归档读取效率低:传统纸张会议需要将文档进行打印并进行复杂的分类归档的过程,再次提档时候找寻繁琐,造成大量纸张浪费,且消耗大量人力物力和时间。

无纸化会议:

1、灵活性好,临时会议或紧急会议时,或者出现人员变动时,可以在短时间做出快速反应,全程系统化办公,并不会影响正常会议进行。

2、人力资源降低,只需要1个会务管理员即可,短时间内对会前事宜准备会议资料,会议资料缺失大大降低,提高了整个会务的管理及控制,不会出现重复文件,遗漏文件等状况。

3、会议保密性高,所有会议文件资料存储于服务器内,会议中组建小型局域网即可实现终端与服务器端之前的通讯,终端离开局域网会议资料将无法查阅,会议结束后由会务管理员手动销毁文件材料。

4、会议决策效率高,通过会议交流可以实时会中一对一或一对多的短信交流、举手表决、投票表决、可以在短时间内完成,提高整场会议效率。

5、无纸化终端集成各种会议服务功能,一台终端满足与会人员的各种需求,软件界面简洁流畅,通过手指触摸屏幕即可操作音频、视频、会议议题等功能,简单便捷。

6、锐进自主研发多点触控式升降会议一体机,无缝嵌入在会议桌中,无需与会人员会前自带电子设备,使与会人员参加会议变得简便快捷。整场会议布局整洁有序,美观大方。

7、无纸化会议中“同步阅览”“跟随主讲”这个两个强大的功能,避免也以往纸张会议尴尬的过程,使整场会议井然有序,当临时人员进入会场,只要跟随主讲,就会融入会议中去,立刻跟上会议的步伐,主讲者的思路。

8、数据归档读取效率高:会议文件,会议过程中文档可以直接存储于服务器内,支持一键导出文件进行整理,并支持搜索单一文件,快速查询所需文件。文档数据归类十分便捷,且可以进行拷贝多设备保存。

无纸化的快速发展是顺应了社会发展的潮流,是社会发展的必然趋势,无纸化会议会将全面取代传统的纸张会议,以上是对于无纸化会议的效益评价,感谢您的阅览。

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