为什么越来越多的政府机关进行无纸化会议呢?

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描述:如果对最近会议有所关注的人们会发现,越来越多的政府机关采用无纸化会议的模式展开会议。我们不经感到好奇,为什么政府机关这么推崇会议无纸化呢?它有着什么样的优点能够吸引这么多用户呢?在本篇文章中将为大家一一解答。

如果对最近会议有所关注的人们会发现,越来越多的政府机关采用无纸化会议的模式展开会议。我们不经感到好奇,为什么政府机关这么推崇会议无纸化呢?它有着什么样的优点能够吸引这么多用户呢?在本篇文章中将为大家一一解答。

一、会议通知信息一触即达

传统的政府机构的会议在召开前,通常需要办公室人员起草好会议召开的信息,并印刷形成通知类红头文件,并要派遣相应通讯员分发至所有的与会人员,有的甚至需要接收文件的人签署姓名确保会议信息送达成功。这样的流程中,不仅耗费了通讯人员的大量“人力”,同时印刷会议通知类信息文件同时也会耗费大量的“纸张”,并不符合低碳环保要求。而无纸化会议系统,可以将传统的纸质版会议通知信息一键发送,组织会议的办公室人员只需要将会议信息编辑好,可一键发送给平台通讯录里的所有需要参会的人员。这样不仅节省了通讯员送信息文件的时间,同时直接避免了大量纸张的印刷,高效环保。

无纸化会议

二、会议文件标注一键即发

传统的政府大型会议在召开过程中,常常需要将会议使用的文件(例如重要领导讲话稿、会议需要用来讨论的相关材料等)在会前印刷成册,并分发给每一个参会人员,确保人人有份。通常这样的文件仅仅在开会当时使用,事后被销毁的可能性较大。这种“一次性”的会议文件是造成纸张浪费的另一大源头。为了减少会议文件印刷造成的资源浪费,无纸化会议系统通过实现会议文件实时共享和即时标注功能,即会议主持方可以将会议所需的文件实时共享给平台上所有参会人员的终端,无需耗费大量纸质实行印刷。

三、会议全程记录一码即存

传统的会议记录需要人工实时记录,并且还会面临着因为发言人语速过快、会议环境嘈杂、各种意外情况等影响会议记录的完整性。因此,传统的会议记录十分低效,这也就导致即时是面对面的会议形式也不一定能达到全部信息的完全输送。

以上无纸化会议的优点是吸引政府机关采取它的重要原因,而其所具备的这些优点,也吸引了除政府机关外其他公司的青睐。

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